オフィスの稼働スペースを増やすために|ペーパーレス化を進めよう

システム

専門業者にも聞いてみる

ペーパーレス化を実施する場合には、身近に存在する複合機やパソコンというツールを使用して行う事ができます。ペーパーレス化の導入を決めてからは、基本となるルール設定を行い、誰もが共通して認識できる内容を作っておく事も大切です。

電子化を推進する理由

企業で使われる様々な文書を、電子化(ペーパーレス化)する動きが広まっており、いまやあらゆる企業で採用されています。ペーパーレス化のメリットは、文書保管の費用削減のほかに、DR対策が取りやすい点や、社内統制面で対応しやすいなどがあります。

浸透しない理由

レディ

システム要件が大事

ペーパーレス化が叫ばれるようになり、数十年経過しますが、いまだペーパーレス化が浸透していないケースが多々あります。その理由は目的はあるもののプロセスと代替手段の不十分さ、そして浸透度の薄さが要因となっていることが多くなっています。ペーパーレス化を図ることで、紙媒体の削減によるコスト削減が実現できるほか、情報保護の観点でも効果を出します。さらに、保管場所のスペース節約などにも寄与するのです。そのため、できる限り早くペーパーレス化を行う事が大事なポイントになるのです。代替となるのはシステムです。ワークフローシステムなどに代表される代替システムは、紙媒体を削減することができますが、使い勝手が悪いと利用する人が積極敵に利用しない傾向があります。ワークフローを取り入れる際には、現場の声を参考に作成することが大事になります。さらにすでにある書類をペーパーレス化する際には、順序や保管方法の統一が必要になります。闇雲にデータ化しても検索性が向上することはありません。のちに呼び出すことを考慮してどのように整理するのが一番便利なのかを判断することが大事になります。システム要件も動作も完璧であれば、あとは認識になります。紙媒体を積極的に使用しないように常に呼びかけ続けたり、一種のペナルティを導入したりすることで、社員の認識や浸透度は変化します。管理する側の行動が重要になるのです。システムを準備した段階がゴールではないのです。

完全に実現させる方法

なかなか社内だけで解決することができない施策がペーパーレス化です。完全にこれを遂行するためには、社内外の調整が必要になるためです。コンサルティングなどを上手に活用することが成功に導くポイントになります。